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バージョンアップで簡単になったEXCEL

「EXCEL2010も2016もやれることはおんなじだよ。」

「いちいちバージョンアップしなくても・・・」ということを言う人がいます。

確かにある部分では、昔も今も同じだな、と思うところがあります。

しかし、色々な機能が進化をしています。

もう少しここが簡単だったら便利なのにぃ~、とだれもが思っていたことが形になり、進化していっている機能がたくさんあります。

例えばグラフ作成

グラフは、作り手がまず表の構成からきちんと考えれば、ドラッグするだけで棒グラフ 折れ線グラフ など簡単にできます。

グラフが出来上がれば、昔はいちいちタイトル 項目軸 凡例などの設定をしていかなくてはいけなかったものが、今はデザインを選択するだけでほぼ希望通りのものが出来上がります。

EXCELは難しいもの ましてやグラフ作成はもっと難しいと思っていた人が、あまりにも簡単にできるのを見て「これだけ?」「これだけでできちゃうの?」と驚く始末。

難しい関数を使わなくてはいけなかった作業が、ボタンひとつで簡単にできるようになっていたりします。

Excel 2016では、3Dで表現された地図上にグラフを重ね合わせることができる「3Dマップ」という機能が追加され、地域ごとのデータをグラフ化する際に3Dマップを利用すれば、そのデータの場所まで分かりやすく表現できるようになりました。

バージョンアップされた各アプリ。

ほかのアプリもそうですが、何が進化したのかチェックしていくことも楽しいことです。

ただ、逆に困るのが進化したEXCELに慣れてしまうとほかのものが使い勝手が悪くて仕方なく感じるということです。

Office製品を使わなくてもGoogleにはスプレットシートというのがあります。

OpenOfficeのカルク(calc)というのがあります。

単純な関数 四則演算程度なら問題ありませんが、あぁ、この機能もない、これも使えないといった感じになります

一時ブームといっていいほどみんな無料で使えるこれらのものをダウンロードしたりネット上で使ったりした時期がありましたが、結局使い勝手の悪さからOfficeに戻ってきた人が多かったように思います。






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EXCEL方眼紙って・・・

今日のYahooのTOPページニュース記事になっていた「「EXCEL方眼紙」絶えぬ論争・・・

中身を読むと「直子さん」登場でますます気になって・・・。

ここに登場する直子さんは私とは全く関係ありませんが、この頃は随分目にしなくなりましたが、今から10年前くらいまでは、こういう使い方をされていた方は結構いましたね。

えっ?どういうのかって?

まずEXCELを開くと文字を打つのに一つのセルに一つの文字をいれるために列幅を全体的に狭くして方眼紙のようにするのです。
そしてセルを結合しながら表を作っていくというやり方。

これが当たり前だと思っている人がいました。

ただ文字を入力するためだけの方眼紙としての使い方や印刷をするための方法だったら、まぁ仕方がないか、とも思うのですが、EXCEL表計算として使うには全くお粗末なやりかたです。

この記事では仕事の引き継ぎの際に・・・と書かれていますが、私も依頼された仕事の中にこのような方眼紙使いのファイルがあり、全部を作りなおしたことがあります。

私の生徒さんにもそういう方がいらっしゃって、注意をするとある教室で教わった時にそのように講師が話をしていたとのこと。

もちろんプロの講師ではなく、パソコンの先輩と言った感じの方から教えてもらったということでした。

で、関連記事「Excel方眼紙をどうやったらやめさせられるか」という記事

IT関係者でもWORDが苦手の人がいる…これは確かですね。

きちんとWORDを学び機能を知るとかなり便利にいろいろ使えるのですが、レイアウトの自由さからPowerPointを使ったりEXCELで文書を作るという人もまだまだいます。

まぁ、私は信じて使いやすいという人には、あえてやめさせようとは思いませんが、不都合があることなどについてはお話をしていこうと思っています。

さてさて、今日は午後にある生徒さんのパソコンをちょっと触ることがあったのですが、東芝のdynabook PhotoshopElements11がSDカードでついている・・・というのにはちょっとびっくりしました。
インストールのお手伝いをしたのですが、ちょっとわかりづらいインストール方法でしたね。

まぁ、モバイルパソコンでOffice製品のほかにこのソフトがついてくるというのは、情報としてちょっと面白かったですね。



DATEDIF関数って知ってる?

自分で「元気・元気」と声を掛けながら頑張っているのですが、日曜日からちょっと体調を壊して今ひとつの状態が続いていました。

BUT、そんなことも言っていられません。

目の前の仕事を片付けていかなくては・・・。

テキスト作成にも取り掛からなくてはいけません。

ブログもさぼっていると「先生、どうしたの?」と優しいツッコミが・・・(笑)

3月のビジネス講座の生徒さんからも質問などもいただいていました。

「先生、年齢計算の関数ってなんだっけ?」とのこと。


「DATEDIF関数」を使用すると簡単に年齢を出すことができます。

BUTこの関数不思議なのですが、関数の一覧には存在しないのです。

したがって、手入力で計算をします。

引数(ひきすう)と読みます。

=DATEDIF(A1,TODAY(),"y")

A1は、開始日 つまり生年月日をこのセルに入力 TODAY関数は今日現在という意味"y"は 年を表しています。

単位を"m"にすれば月数を求めることになります。

で、なんで関数一覧に表示されないかというと、もともとはこの関数はロータス1-2-3の関数でEXCELはその互換性を維持するために搭載しているのだそうです。

そのため関数一覧には表示されないけれど手入力で使えるようにしているということ。

便利な関数なので、表に出てこないのが不思議だという人は多いですよね。

関数が二つ以上組み合わさったものをネストというのですが、そういう式を見るだけで頭がいたーいという人もいますね。

そのときは、まずA列に自分の生年月日を西暦から入力 B列にTODAY関数で今日の日付を記入。

そしてセル番地だけを参照してDATEDIFを使って計算してもいいですよ。

datedif


お試しくださーい。

今日、ちょっと早めの時間にタフティのお散歩をしたのですが、いい香りが・・・と思ったら沈丁花でした。

ユーミンの曲に出てくる沈丁花。

最初は本当にこの花を歌っているの?と思ってしまいました。

沈丁花


次の表に空白行を1行おきに入れなさい!

昨日はパソコン指導法入門講座でした。

講座の前に色々と準備をしているときにある人(生徒さんではありません。パソコンのメンテナンスをしてくれているSEさん)から「先生、質問してもいいですか?」

例えばある表があって、そこに1行おきに空白行を一気に入れたい時ってどうしたらいいですか?

という質問を受けました。

あちゃー、頭の中を関数が何かあったかな?マクロを組めばいいよね、でももっと簡単な方法が・・・????

即答できずにう~ん、ちょっと考えさせてということに。

それから5分ほどで解決できたのですが、即答できなかった自分を反省!

いかんいかん。まだまだ修行が足らないぞ・・・で、あまりにも悔しかったので、ここで皆さんにもご覧いただこうと思います。

皆さんもEXCELを開いてやってみてください。

結構頭の体操になって楽しいですよ。私はこういうのが好きで、アプリにの中でEXCELが一番好きなんですよね。

余計な話はいいですね。

まずEXCELに次のようは表を作ってみてください。

A列に記入します

問題

通常は行番号をクリックして、右クリックして挿入ですね。複数の場合はCTRLキーを押しながら行番号を次々に選択していけばいいのですが、この表がたとえば100行あるものだとすればちょっと大変ですね。

そこでお隣に列を挿入します。
A列に挿入すると右にずれて、東京~はB列になりますね。
そして次のように数字を設定してあげます。


数字の列を作る

もう感いい人はわかりますね。

そうです。A列を基準に並べ替えをすればいいのです。

並べ替え 昇順A-Z

並べ替え

よく考えれば、そっかぁ~と思いますが、思いつきませんよね。

でもこれでマクロなど組まずに簡単に行が挿入できますから、あとA列を削除すれば解決ですよね。

少し頭の訓練になりましたか?

ちょっとこの頃の記事で品位を下げていたかもしれませんので、ここいらでビシッと〆てみました。(笑)

こういうのって楽しいですよね?

えっ?楽しくない?

もう少し別な方法な考えみようと思います。

マクロを組めばできるのはわかるのですが、なるべく誰でもがわかる簡単な時間がかからない方法がいいですよね。

やってみてくださいねぇ~。

一応HPのEXCELの部屋にも登録をしておきましたので、あとでまた思い出した時に見られるかな、と思います。
しかし久々にEXCELの部屋を更新したなぁ~。

ずっとHPも何とかしたいと思いながら全く手付かずに状態です。これも反省ですね・・・。


ここから追記です。

生徒のSさんからの投稿で、もっとやりやすい方法として各県の隣の列に1,3,5,7,9の飛び番でなく、1,2,3,4,5と連番して、その下の空白行に1,2,3,4,5と連番し、「昇順」を押せば11,22,33,44,55となり1行おきに空白行ができるという方法。

こちらのほうが簡単ですね。

2行あけたければ、12345を続けて2つ繰り返せばいいのですから。

よっしゃぁ~、これで解決ですね。

他に方法があったら、誰かまた教えてくださいね。


連番の打ち方

EXCEL2007 グラフの一部が印刷されない

忙しくなるとブログがおろそかになります(笑)

まぁ、忙しくても写真を掲載するものなどがあると結構頑張れるのですが、もう桜ネタも終わりましたからね。


あぁ、でも今は八重桜が満開ですね。


近所の八重桜は、やたらと幹を切られてしまってなんだかとても変な形になっています。

それでもめげずに今年もしっかりと花をつけてくれています。散歩をしながら「がんばってるねぇ~」と思わず声をかけたくなります。

さて、仕事先でEXCEL2007で表とグラフまた報告書などを1つにしたものを作成するように依頼されて作ったのですが、グラフの一部が印刷されないという現象がでました。

2Dの単純な棒グラフ。数字を入れれば簡単にグラフができるようにして依頼者に戻したかったのですが、なぜかX軸はきちんと印刷がでるのですが、Y軸の途中から最高値の目盛の部分の印刷がでません。

たとえば、Y軸が0から500まであるとすると300までの数値しか印刷がでないのです。

グラフの種類を変えたり、最高値の値を自動から手動にして変えてみたりしました。

タイトルの印刷もできないため、どうして???こんなところでひっかかるなんて・・・と悩んでいました。

プリンタが悪いのか?シートを1から作り直してみたり。

結局EXCEL2007の不具合ということが分かりました。

作成したものを2010で印刷をすると問題なく印刷ができました。

マイクロソフトにも報告が出ていました。

なんと2011年10月以降に更新プログラムを適用するとこういう現象が出るというのです。

http://support.microsoft.com/kb/2657421/ja

困ったものです。

短時間で作業を終わらせたいのに、こんな現象が出ると何時間も無駄な時間ができてしまいます。

EXCEL2007をまだ使っている方は、ご注意くださいませ。

話はコロコロと変わって。

昨日の雷 雨すごかったですね。

でも夕日はしっかり出ていました。

真っ暗な空と綺麗な夕日がとっても不気味でした。

我が家のタフティは雷が大嫌い。きっと家で震えているだろうなと思って帰ると、しっぽをまるめて情けなーい顔で玄関に座っていました。

地震や雷が鳴ると、この頃は玄関にうずくまるようになってしまいました。いざとなったらここから逃げなくてはと思っているのかな、と思います。



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Author:Nao
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パソコン講師歴25年を過ぎました!パソコン スマホ タブレットを楽しくみなさんに使ってほしい!生徒さんからの質問に応えたり、便利な方法をご紹介したり・・・その他どうでもいいことも書き綴っています。

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