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バラバラのWORDファイルを1つにまとめるには

私の生徒さんの中には、旦那様が書いた日記やエッセイや自分史を内助の功で奥様達が製本をしてあげるという なんとも素晴らしいご家庭があります。

この作業は簡単ではありません。

WORDのいろんな機能をきちんと理解をしていると、できるのですが、わからずにやるととても遠回りになります。

お仲間たちの俳句や歌集などを1つにまとめるときなどにも便利なのでどのようにやればいいかご紹介をしたいと思います。

毎回タイトルを付けてファイルを1つ1つ保存をしていったWORDのファイルが何十ファイルもあったとします。

あなただったら、これらを1つのファイルにするにはどうしますか?

1つ1つ開いてコピー&ペーストしていきますか?

確かにそういうやり方でもできますが、これを一気に1つのファイルに結合することができます。

WORDを開きます。挿入⇒テキストグループの中にオブジェクト⇒テキストをファイルから挿入をクリックします。
ここで結合したいファイルを10でも30でも50でもファイル名を全部選べばいいのです。
これですべての文章が取り込まれて1つのファイルになります。

ここからレイアウトを整えていきます。どのように製本をしたいのか?余白や紙の向きや文字のフォントの種類大きさ 文字数や行数を決めていきます。

余計な空白などは削除 タイトルは見出し1として設定をしていきます。
余計なという表現をするとちょっと失礼にあたるかもしれません。
これは多くの方がスペースキーを押して字下げを行ったりバランスを取ろうとスペースキーを押す方がとても多いのです。このスペースが実はいろいろと厄介になってきます。
段落記号の表示をしてみてみるとわかるのですが、全角ですべて空いていればまだバランスはいいのですが、この空白が半角だったり2つ分開いていたり色々だったりします。
そこを綺麗に編集しなおすためには、いったん全部の空白を削除していきます。
字下げは、いっきに作業することが可能です。

見出し1に設定をすることで目次に引用することが可能になります。あとで一気に目次を作成することが可能になります。

改ページやセクション区切りなどの機能も必要になります。

縦書きの文章にページ番号を振るときには色々と注意が必要です。

ページの番号を半角の数字全角の数字でふると自動で作成する目次では数字が全部横を向いてしまったりします。

自動で作成するページ設定では、縦書きの場合は漢数字を使用する必要があります。

こういうことも難しいことかもしれませんね。

結合する複数のファイルがすべて同じ書式で整えられていればあとの編集は楽ですが、ページの設定が全部違う場合は、最も見栄え良く見えるようにするために編集を考えなくてはいけません。

作ってもらったとき旦那様たちはちゃんとねぎらいの言葉をかけてくださるのでしょうかね?
いっぱい褒めてあげてほしいですよね。

こういう作用は実際にやってみなくてはピンとこないでしょうが、多くの方の文章を編集していて感じることがあります。

WORDは文字の揺れなどに線を引いて教えてくれます。

〇〇をしたり △△をしたり といった言葉がありますよね。この表現は2つ以上繰り返さないと成立しません。

〇〇をしたり だけで終わっているとこれはおかしい というチェックがはいります。

話し言葉のときは、特におかしく感じないと思いますが、文章を書くときは気を付けてください。

こんなものが作りたいという目的があるといろんなことが頑張れますね。

もしあなたが作りたいものがありましたら、ご相談ください。

そうそう、また別のサークルでは今年は、PhotoshopElements2021を使って画像の編集をしっかり勉強する予定です。

PhotoshopElemetns2021は、昔のモノクロ写真をカラーに変換することも可能です。

生徒さん達には、昔の写真をデジタルデータに変えてモノクロ写真をカラーに変えてダイジェスト版を作ろうと話をしています。

新型コロナウィルスの影響でウロウロがなかなかできそうにありませんね。

自宅でパソコンに向かう時間を楽しい時間にできるようにお手伝いをしたいと思っています。



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残暑お見舞い申し上げます

昨日は、埼玉県県民活動総合センターで2つの講座をやってきました。

午前中は写真の基本操作について午後はWORDの基本操作について。

わかっているようで忘れてしまっていることなどの復習のような講座でしたが、久しくパソコンに触っていないと忘れてしまっていることが多いですね。

この頃はオンライン講座が多かったのですが、やはり皆さんの顔を見ながらの講座は全く違います。

皆さんがわかっているかどうか、すぐに雰囲気でわかります。

何よりも私が生徒さんのパソコンやスマホを確認ができるのがありがたいですね。

生徒さんもオンライン講座では、うなづいてくれる友達がそばにいなくて寂しい・・・と話されていました。

人はやはり顔を見てお話ができるということが大切なことなのだと思います。

オンライン講座でも顔を見ながら話はできるのですが、同じ空気感を味わうことはできませんものね。

ただ新型コロナウィルスとの付き合いはこの先長くなりそうな嫌な予想が出ています。

したがってどうやって付き合っていくかということになります。

オンライン講座の良い部分を取り入れ上手にコラボができればと思っています。

午後の講座では全員で残暑見舞い状を作成しました。

こんな時期だからこそお友達に残暑見舞い状を送ってみませんか?・・・・・と。

日本の風習はいいですよね。なんともほっこりします。

WORDの基本はページ設定です。最初にきちんとページ設定をすること。フォントサイズやフォントを先に選んでおくこと。
字数の設定や行間の設定をしておくこと。

基本の見直しをきちんと行い、はがき 印刷縦 余白 狭く 縦書きで作成をしました。

印刷をして生徒さん全員に残暑見舞い状をプレゼント。


そしてこのサイトに来てくださっている皆さんにも私からプレゼントしますね。

2020082003

Wordのフォント色 自動って何?

毎日私のブログをチェックはしてくださっているのですが、パソコンのお勉強で、ちょっと難しいかなと思うと読まずに通り過ぎちゃうという生徒さんがいます。

だって難しいんですもの~・・・・って(笑)

先のブログを読んでくださっていないと今日のお話はわかりませんので、一応前のブログも読んでくださいね。

で前日の最後に質問をしていた

フォントの色になぜ「自動」という項目があるのか、気になりませんか?


自動ってなっているでしょ


いや、ちょっと気になっていたけど、調べてはいなかった・・・という方も多いのではないでしょうか?

黒になっているわけだから「自動」にしなくてもいいのに・・・なんてことも思ったりしますよね。

Windows7くらいまでだったかな?

昔は「コントロールパネル」-「画面のプロパティ」-「デザイン」で、「メッセージボックス」の色でこの自動の色を変更することができました。
今は、その設定がなくなりました。

Windowsの設定がWordやExcelにも響くようになっていました。

Windows10では、設定とコントロールパネルがあるのですが、徐々にコントロールパネルでできることがなくなっていっています。

気が付いていましたか?(^_-)-☆

えっ?前置きが長い?

回答です。

簡単に説明すると図形などと組み合わせた文字で、バックの色が例えば黒ならば、字が黒くては見えなくなってしまうため
それを見やすいように自動処理してくれるため「自動」となっています。

自動で文字の色が変わる

バックが白いと文字は黒になってくれます。
「黒」選択すると、いつでも「黒」
「自動」を選ぶと背景によって「白」になったり「黒」になってくれるということです。

文書を作成するときに全部の色を「青」にしたいとかフォントを変えたいときは、Word2016 Word2013の場合 フォントタブ⇒ダイアログボックスを表示して、フォントの色を自動から青に変更すればOKです。

そもそもOSというのは、パソコンを動かすための基本的な操作を担ってくれています。

Windowsの時計が合っていないと、Excelの日付計算も狂ってきます。

Windowsの設定で、ファイルの拡張子が表示されていると、WordやExcelのファイルを保存したり開くときに拡張子がファイル名に表示されています。
Windowsの設定で拡張子を非表示にするとWordやExcelのファイル名でも非表示になっています。

知ってましたか?

お勉強になったかな?



本日は午後から講座!

今日は、午後の講座ということで午前中は講座の準備をしています。

私のホームページ 講座の部屋は、現在進行形の講座を受講している生徒さん達の専用サイトになっています。

もしお休みをしても講座の内容がわかるように 宿題や次回の講座の時に持ってくるもの等を確認できるようにしています。

1日や2日講座では、サイトは作りませんが、今はどの講座も6日とか8日講座のため、やむを得ずお休みをしてしまうことがありますからね。不安にならないようにわからないことがないようにと思って作成しています。

私のホームページ 
https://www.itkurashi.com/

講座の部屋

それぞれの受講生の皆さんは、パスワードで入室することになります。

またシニアマスタークラスは、皆さんの質問を何でも受けるということにしているのですが、OneNoteを共有して講師への質問を受け付けることにしています。

今回クラウドについてもっと知りたいという生徒さん達が多かったためにフォルダーの共有やOneNoteの共有などを勉強しています。
マイクロソフトアカウント outlook.com outlook2016の関係 どのように使うと便利かなどといった勉強をしています。

そしてWORDなどは宿題を出しています。
前回は長文の編集などを出しました。いつもだったらやり方を説明しながら作成してきてもらうのですが、マスタークラスのレベルはバラバラです。自分で思ったように作ってもらいます。そして宿題の答え合わせのように次の講座で色々なやり方があることの説明や、絶対に守らなくてはいけないことを説明しています。
先週出した宿題は組織図
これを各自自分が知っている機能を駆使して作ってくること。

組織図

色々な方法がありますよね。簡単にできるあの方法も図形を使って作るあんな方法も。
でもいくつかポイントがあります。
EXCELではなくWORDで作成をしてくることA41枚に印刷できるように作成してくること。

講座は、講師が説明をしてその通り作業をすれば皆さんできます。
そして「できた気」になっています。
ひとりでやってみるとわからないことがはっきりします。
そのためにあえてやり方は何も説明せずに宿題にしています。

入門講座などではこの方法はできませんね。シニアマスタークラスの受講生の生徒さんだからこそ宿題にできるものです。
さて、どんな方法で作成してきてくれるか、楽しみですね。

そしてそんな中文字の色を変更することについて質問をしてきた生徒さんがいらっしゃいました。

そこで皆さんに質問です。

フォントの選択の時に「自動」というのがありますね。
ほとんどの方が文字の色は「黒」だと思いますが、だったら「黒」が選択されていればいいですよね。
どうして「自動」と「黒」があるのでしょうか?
考えたことありませんか?


WORDを楽しく正しく使おう!

来週の土曜日12月9日と16日は、WORDの活用講座~もっと知りたいWORDのテクニック~を担当します。

www.kenkatsu.or.jp/kouza/6847/

基礎講座や応用講座と内容は、ダブルところはありますが、一般で売られているテキストでは取り扱わない内容をちょこちょこと入れていきます。
例えば、ファイルを開くとか ファイルを保存する という操作。

自分のファイルがどこにあるのか。どこに保存をするのか。その部分が苦手な人がいますね。

これってWindowsの勉強ができていないということと、自分が使いやすいように設定を変えることでストレスなく使えるということがあります。
そういうことをご紹介したりします。

自分が使いづらいと感じているところがあるとしたら、それらを使いやすくする、または便利に使えるようにする といった設定のはなしなどを流れの中で話をしていこうと思っています。

我流でやっていてもなんとか体裁を整えることってできますよね。

でもとっても遠回りをしていたりするものです。

WORDの特長をきちんと学ぶと、なんだそうだったのか、と思えることがいっぱいあります。

企業サポートでもある人は自動保存の設定をしていたので、いきなりパソコンがシャットダウンしても作成中のファイルを復元することができたけれど、ある人は設定をしていなかったので全部消えてしまい、一からまた入力しなくてはいけないということがあります。

これは各自の設定が必要ですね。

もしもの時の対策をどうしているか。そんなことも大事なことです。

コピーと貼り付けをしようとすると、ミニツールバーが表示されて邪魔だということがあります。

ミニツールバー


これは文字を範囲指定するとミニツールバーが表示されるようになっているからです。

便利に使えると、このような形になっているのですが、邪魔だと感じる人は表示しない設定にすればいいのです。

ファイル⇒オプション⇒基本設定⇒ユーザーインターフェイスのオプション⇒□選択時にミニツールバーを表示する
チェックを外してOKボタンをクリックしてください。

オプション設定


もうひとつ、コピー&ペーストをするときに貼り付けのオプションが表示されて、これも邪魔だと感じることがあります。

これもファイル⇒オプション⇒詳細設定⇒切り取りコピー貼り付け⇒□コンテンツを貼り付けるときに「貼り付けオプション」ボタンを表示する のチェックを外してください。

設定を変える



WORDは、スペルチェックなどもしてくれます。でもそれらを余計なお世話だと感じる人もいますね。

赤いアンダーライン 緑のアンダーライン それらのものもWORDは「便利でしょ!」「すごいでしょ!」とやってくれているもの。

「私はいらないわ~」という人は、それらのスペルチェックをしない設定にすればいいのです。

でも人間はワガママで、自分で設定を変えたことを忘れてしまって、他人のパソコンと比べて「あら、私のパソコンは、私のWORDはやってくれないわ!」なんてことを言う人がいます。

自分が基本設定を変えたことは、日付を入れてパソコンノートに記録しておいてくださいね。

自分で設定を変えたこと、忘れないように!(笑)

今年最後の講座 年末の忙しい時期かもしれませんが、この講座を受講すれば、いい加減に使っていた我流に使っていたWORDを正しく使えるようになるかも・・・しれませんよ!(^_-)-☆


プロフィール

Nao

Author:Nao
ご一緒にお茶をどうぞ・・・

パソコン講師歴25年を過ぎました!パソコン スマホ タブレットを楽しくみなさんに使ってほしい!生徒さんからの質問に応えたり、便利な方法をご紹介したり・・・その他どうでもいいことも書き綴っています。

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